Nyomtatás

A vállalat nagyságától és profiljától függetlenül (majdnem) csak elhatározás kérdése, hogy egy cégnél bevezetnek-e integrált vállalatirányítási rendszert. A modulokból épülő megoldások mára ugyanis szinte minden cég számára tudnak alternatívát kínálni.

Vállalatirányítási szoftver

Ma már a Magyar Madártani Egyesület is egy vállalatirányítási szoftvert használ, így maga az egyesület az élő bizonyítéka annak, hogy a modern üzleti megoldások alkalmazásában már nem a cég vagy szervezet mérete és profilja határozza meg, érdemes-e belevágni abba, hogy egyetlen rendszer segítségével lehessen áttekinteni a szervezet tevékenységét.

Az integrált vállalatirányítási rendszerek kezdetei

Az integrált vállalatirányítási rendszerek a nyolcvanas években jelentek meg, főként olyan sokrétű termelést folytató cégeknél, ahol az erőforrások számon tartása és ütemezett felhasználása kulcsfontosságú volt. A vállalatok teljes tevékenységét átfogó rendszereket később egyre több iparág kezdte el alkalmazni, s ma már a kereskedelemben, szolgáltatásban éppúgy megtalálhatók, mint a közigazgatásban. Ezek a rendszerek végzik a vállalat vagy intézmény tevékenysége során keletkező alapadatok gyűjtését és feldolgozását, s a szervezet legtöbb gazdálkodási területét képesek lefedni.

Vezető szerepben: SAP és Oracle

A vállalatirányítási szoftverek két nagy szereplője az SAP és az Oracle: előbbi inkább Európában, utóbbi a tengerentúlon tört vezető szerepre. A legújabb programcsomagok már egészen kis szervezetek számára is kínálnak komplett vállalatirányítási megoldásokat: ebben élen jár az SAP Business One nevű szoftverével.

Sok kis- és középvállalat működésére jellemző ma még, hogy bár nagy anyagi ráfordítással létrehoztak egy számítógépes hálózatot, az a fájlok küldözgetésén és a levelezésen kívül nem tartalmaz más csatornát a munkához szükséges adatok cseréjéhez. Az ilyen helyeken általában különböző szoftvert használ például a könyvelés és az értékesítés, így nehézkessé válik a kommunikáció a vállalat egységei között. Ráadásul a naprakész információk elérése sok esetben csak hosszas utánajárással, egy sor felesleges információ megszerzésével lehetséges.

Az integrált vállalatirányítási szoftverek előnye: minden egy kézben

Az integrált vállalat-irányító szoftverek előnye ezeknek a folyamatoknak az egységesítésében rejlik. Egy jól működő vállalatirányítási rendszer egyetlen összetett adathalmazra épül, amelyet a vállalat különböző részlegeiről érhetnek el és használhatnak a dolgozók. A rendszer gyorsítja az információáramlást, rövidíti az ügymenetet, naprakész információkat tesz elérhetővé a vállalat irányítói számára úgy, hogy csak az ő munkájukhoz szükséges információk terhelik őket.

Mindennek bevezetése nem olyan egyszerű, mint a hagyományos irodai szoftvereknek. A telepítés után hónapokig is eltarthat, amíg a programot a vállalat ügymenetéhez hozzáigazítják, vagy a céget szabják át a vállalatirányítási rendszerhez. Szkorce Zoltán, az SAP-rendszerek bevezetésével foglalkozó ITgen Kft. ügyvezetője szerint a két módszer kombinációjával lehet legkönnyebben megúszni az átállást. Az ugyanis, hogy mennyire sikerült az adott vállalatra szabni a programot, jelentősen befolyásolja a rendszer használhatóságát. Ezért a bevezető partner oldaláról is kulcsfontosságú, hogy az értékesítés előtt felmérje az ügyfél tevékenységét, ismerje meg a vállalatnál zajló folyamatokat.

A rendszerbevezetés buktatói

Alapos előkészítés és oktatás nélkül azonban a rendszer felesleges pénzkidobás, és újabb púp lesz a dolgozók hátán - mondja Szkorce Zoltán. Domokos László, a tartalom- és dokumentumkezelő szoftverekkel foglalkozó Ovitas Kft. ügyvezetője szerint minden ilyen átfogó rendszer elindításának a legszűkebb keresztmetszete az emberi tényező. A tapasztalatok azt mutatják, a dolgozók eleinte ódzkodnak az ismeretlen rendszertől. Később azonban, amikor már túl vannak az oktatásokon és a rendszer első gyermekbetegségein, már élvezik a gyümölcseit, és nem akarnak visszatérni a korábban használt programjaikhoz.

Integráció: kinn is vagyok, benn is vagyok

Azok a cégek sem járnak rosszul egy vállalatirányítási rendszer bevezetésével, amelyek külső kényszer miatt állnak át. A multinacionális nagyvállalatok a legtöbb esetben már használnak integrált vállalatirányítási szoftvert. Ezen vállalatok magyarországi beszállítóitól pedig a multik általában elvárják a csatlakozást. Ezzel a lépéssel azonban a beszállító automatikusan bekapcsolódik a multi ügymenetébe, ezen keresztül fogadja a megrendeléseket és küldheti ki a számlát is.

Beszéljünk a lovettáról

Bár az elmélet szerint minden cég csak profitálhat egy egységes vállalatirányítási rendszer alkalmazásából, nem szabad megfeledkezni a rendszerek áráról, a bevezetés költségeiről és a lehetséges megtérülésről sem. A tipikusan mikrovállalkozásoknak kialakított, előre konfigurált és a felhasználó által is telepíthető SAP Business One Compact például 5-600 ezer forint, a kisvállalkozók számára készült teljes Business One pedig már átlagosan 2-3 millió forintba kerül. Ebben a program árán kívül már benne van a testre szabás, a tesztüzem, a szoftveres tanácsadás és támogatás, ami megközelítőleg a költségek felét teszi ki. Számolni kell még a betanítással, illetve annak költségével, és azzal, hogy az új vállalatirányító szoftvert integrálni kell a cég rendszerébe. Ehhez sokszor a korábban más programmal kezelt adatokat konvertálni kell, vagy olyan programot készíttetni, amely kommunikálni tud a két rendszer között. Domokos László szerint pedig jó, ha a vállalatirányítási rendszer kiegészül egy dokumentumkezelő rendszerrel is: a két rendszer integrációjával messzemenően digitálissá tehető egy cég működése azáltal, hogy rendszerezi és kereshetővé teszi a szerződéseket, leveleket, e-maileket.

Megtérülés, megtérülés – és persze további „járulékos” hasznok

Szkorce Zoltán meséli, volt olyan ügyfelük, akit nem érdekelt, hogy a rendszerbe ölt anyagi és munkaidőráfordítás mikor térül meg, mondván, az átláthatóság és az ellenőrizhetőség önmagában megéri a befektetett energiát. Persze tételesen is megállapítható, hol és mikor térnek vissza a rendszerre kiadott milliók a cég kasszájába. Egyrészről már az is spórolás, ha javul egy cég átláthatósága, az ez által fejlődő ügyfélmegtartó képesség pedig további anyagi előny. Ehhez társulhat a kintlévőségek kezelése, a raktárkészletek optimalizálása, amelyek szintén milliós nagyságrendet tesznek ki. A központi szoftver segítségével rengeteg időt lehet megtakarítani: nem kell megvárni, amíg például a megrendelést visszaigazolják a gyártásról, hogy van-e elég alapanyag a raktáron, hiszen mindez néhány kattintással már a kereskedelmi osztályon kiderül. Nincsenek többé elkallódott, ki nem egyenlített vagy feleslegesen kifizetett számlák. A cég jövőjét, lehetőségeit illető döntések meghozatalában is nagy segítség, hogy a vállalkozás pénzügyi helyzete gyorsan és naprakészen lekérhető. Mindez - állítják a szakértők - egy már bevezetett vállalatirányító rendszerben nem jelent többletadminisztrációt. Épp ellenkezőleg, mivel mindenkinek csak a saját szakterületén kell elvégeznie a "papírmunkát", nem kell a különböző osztályok ügymenetének és táblázatainak értelmezésével tölteni az időt, ha onnan van szükség információra.

Az SAP-nál átlagosan nyolc hónapos megtérülési idővel számolnak a cég méretétől és a rendszer bevezetésének sikerességétől függően. A tapasztalat pedig azt mutatja, hogy kéthárom évnél tovább sehol sem kellett várni arra, hogy visszajöjjön a vállalatirányítási rendszer kiépítésébe fektetett pénz.

***

Kapcsolódó Innováció és Üzletfejlesztés blog


Üzletfejlesztés, üzleti innováció blog >>>


Kapcsolódó Üzletfejlesztés és Üzleti innováció Portál cikk


A professzionális üzletfejlesztés informatikai háttere >>>


Üzletfejlesztés a gyakorlatban - Nextent-DSR együttműködés >>>


Üzletfejlesztés és folyamatmenedzsment >>>


Mini Üzletfejlesztés MBA - Üzletfejlesztési Akadémia indul >>>


Üzletfejlesztés és informatika – sajtóközlemény >>>


Innovációs trendek – kiút a válságból >>>


Innováció – nincs üzlet innovatív infokommunikációs megoldások nélkül >>>


Üzletfejlesztés informatikai megoldásokkal – ELO Digital Office sajtóközlemény >>>


Novell hírek a hazai személyazonosság- és hozzáféréskezelési biztonsági megoldások piacáról – sajtóközlemény >>>


Weben a Web2.0-ról - Virtuális Workshop - 2010. április 13. >>>

***
Publikáló: Üzletfejlesztési és Üzleti innovációs Portál, dátum: 2010. május 1., Forrás: Heti Válasz, átdolgozva